はじめに
今回は、効果的な会議の開催方法を、私の経験から書いていきたいと思います。
想定としては、福祉施設などの福祉サービスの職員同士で行う会議で、現場職員含めた同じ部署の中で行うものとしています。
その上には、部署の代表が集まる会議や、管理者が集まる会議などが行われるでしょう。
ここでは、あくまで現場支援に一番近い職員が開催する会議としていきます。
この会議の開催は、障害福祉サービスならサービス管理責任者や児童発達支援管理責任者、またはサービス提供責任者が開催することになるでしょう。そんなイメージで、記事を読んでみてください。
なお、会議開催の方法ややり方として、ここに書いてあるものはごく当たり前のことです。つまり、目新しいことや革新的な会議の開催方法を書いているのではなく、最低限会議の形を整えるために、確認していく事柄を挙げています。
まずは、会議開催の問題点を挙げて、そのあと解決策を述べていきます。
福祉施設・事業所における会議開催の問題点
・会議の日程が不定期
『集まれたらやろう』と言いながら時間ばかり経つことがあります。現場に近い職員ほど、支援に入っていたり送迎業務があったりします。
全員が集まることができる時間や日にちの確保は、意外と難しいものです。難しいがゆえに、会議自体が延期に次ぐ延期ということもあるのではないでしょうか。
・個々のケースの検討や、報告のみで終わってしまう
貴重な会議の場ですが、ついつい脱線してしまうこともあります。盛り上がってしまうのはケースの検討で、普段支援の場で話すことができないからこそ、利用者さんのエピソードなど話したくなってしまい、気が付いたらタイムオーバー…なんてこともあると思います。
・決定事項が守られない
会議にて決まったことが、反映されないことがあります。論外と言えば論外ですが、従前の支援方法を変えることに抵抗のある職員もいるため、共通認識となりにくい現実もあります。
職員の資質もたぶんに含んでいるところですが、最も避けたい事態でもあります。
この理由とは別に、支援のために何かを用意することなどもあります。その担当になったのにも関わらず準備が進んでいない…そんな場合もあるでしょう。
解決方法について
以下は、当たり前と言えば当たり前の解決方法ですが、その当たり前が意外と難しいと私は思っています。この『当たり前』に取り組むことができるチームリーダーになりたいところですね。
・会議の日程が不定期
これに関しては、シンプルに決めてしまいましょう。決めることで、その日程に向けて諸々調節していくことになります。
また、部門外の職員の協力も（会議場所を空けておいてくれるなど）得られる場合もあるので、事前に決めて告知することが一番です。
この日程の決定に関しては、ただ単に会議を行うことを目的としているのではなく、現場職員が集まる貴重な日の確保ということで、円滑な関係作りにも寄与します。また、会議を軸とした支援サイクルを作ることもできます。
・個々のケースの検討や、報告のみで終わってしまう
これも、あるあるだと思います。解決策としては、これもごく当たり前なのですが事前に検討するべきことを参加する職員に配布して意見を固めてもらうこと、そして会議時間の管理をしっかり行うことです。
開始時に、何時から何時までの会議であるか、そして本日検討すること、決めることなど、最初に明示します。『集まったから、とりあえず話そうか』では、ただの雑談で終わってしまいます。
・決定事項が守られない
これに関しては、会議での議事録を作成し、管理者などもう一つ上の立場の人の確認を得ていくといいと思います。
その前に、会議参加者の確認を得ておくことも必要ですね。議事録の下部に、印鑑を押すようにすると一目瞭然です。
また、決定事項に関しては、①それがいつからいつまで行うものなのか、②準備や報告の期限があるのか、③誰がその担当なのか、をきちんと明記していくことが必要です。
途中経過の報告など、適宜求めてもいいでしょう。会議の開催だけではなく、アフターフォローも大事な部分です。
ちょっとした工夫で会議は楽しくなる
最後に、私の考えを書いていきたいと思います。
会議、なんとなく憂鬱な気分になりがちです。少なくとも、楽しいものではないのかもしれませんが、楽しんでもいいと思います。
むしろ、いい雰囲気の方がいい意見も出やすいと思いますしね。
そこで、ちょっとした一工夫！
・会議の場所を変えてみる
事業所内でも、場所を変えてみると良いかもしれません。
・おやつを準備してみる
小腹を満たすおやつ、変わったおやつなどを用意してみましょう。
・時間を区切って、ミッション感覚で
会議のスピード感は大事です。サクサク進むと楽しいですよ。
・発言の機会に留意する
決まった人だけじゃなく、意見を振ってみてもいいのです。
最後に
かしこまった会議も大事ですが、ざっくばらんに意見交換する場も大事です。日常の良好なコミュニケーションが、会議の場でも有効に作用するでしょう。
固くなりすぎず、柔らかすぎず、絶妙な感覚でいい会議を設けたいと思います。
余談ではありますが、私が現在いる法人を立ち上げる際、会議らしい会議は皆無でした。ときに食事をしながら、飲みながら、中枢となるメンバーでワイワイ楽しく物事を進めていった記憶があります。
もちろん、立ち上げメンバーはそれぞれ別のところで関わりがあり、フォーマルな会議を幾度も行ってきた仲間でもありました。
お互いの信頼関係がベースにあると、スピード感を重視した意思決定もできるのだなと感じました。これは直観など感覚的なものとも言えます。その法人立ち上げの時、何か特別な力が我々に作用していたのかもしれませんね。
（今は定期的にフォーマルな会議をしています）
どうもありがとうございました！
