個人情報について ~情報の共有~

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働く人財・組織の人財★

現場目線で、個人情報のことを書いていきます。
今回は、情報の共有についてです。

それ、今日言う(共有)の?

だんだん私に似てきたねぇ…

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職場内の情報共有の方法は?

 施設内、またはヘルパー派遣など、業務連絡の共有はどのようにしているでしょうか?これに関しては、①出社時に確認、または打ち合わせをする、②情報共有(Line含む)アプリなどを用いて職員に連絡をする、③必要に応じて電話をする、などが考えられます。

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どの連絡方法がいいのか、考えてみよう!

『①出社時に確認、または打ち合わせをする』はどうだろう?

直行で現場(散歩)に行くこともあるから、不可!

『②情報共有(Line含む)アプリなどを用いて職員に連絡をする』
はどうだろう?

休みのにも連絡来るの?嫌すぎる…あと、わたしスマホないし?

『③必要に応じて電話をする』だとどうかな?

帰宅したら、電話でなくてもいいかしら?

実際には、情報共有アプリなどでの共有が多いと感じてます!

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メリットとデメリットを考える

 Line含む情報共有のアプリ。時間も場所も問わず、連絡はしやすいです。そして、ログとして残るので、取りこぼしもありません。これがメリット。それでは、デメリットは…?
 それはずばり、『時間も場所も問わず、連絡がしやすい』がゆえ、いつでも仕事の連絡を受けなければならない点です。楽しいひと時、だんらんの時、スマホが鳴ったら仕事の連絡だった…少なくとも、私は歓迎しません。(緊急時は別です)

 さらに、そのスマホ自体が個人のものだったら…利用者情報などをばんばん個人のスマホで共有するなんて、私にはとてもできませんし、職員に求めることもできません。仮に会社支給のスマホだったとしても、持ち歩くリスクはありますし、常に仕事と隣り合わせのようで気持ちが休まりませんよね。

じゃ、どうすればいいのかしら?

私が取り組んでいるスタイルを紹介します!

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受ける連絡のルールを設ける

 利用者さん、ご家族の側にも、連絡をする上でのルールを周知することが必要だと思います。具体的には、『平日〇〇時から〇〇時まで、必ず電話(メール)で』などです。いつでも連絡できる状況も大事ですが、それは緊急時のものとして、普段はルールを設けていきます。これが、意外とできていない事業所が多いです。(小規模な事業所だと、なおさらです)

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誰でも連絡を受けられる体制つくり

 連絡方法の一本化は重要ですが、それを職員個人に一本化しないことです。Aさんしかその連絡を受けられないという状況を生むと、そのAさんが休暇で不在だった場合、(案件によっては)Aさんに連絡をするBさんの存在が生まれてしまいます。併せて、その職場内で『休暇時にも連絡をする風土』が誕生します。これは、非常にマイナスだと思います。

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業務をシンプルにする

 多種多様なニーズを受けていくことと同時に、業務の交通整理が必要です。事業形態によって異なるところもあると思いますが、変更が少ないようなシステム作りにすることが挙げられます。すると、共有するべき事項も減るので、連絡じたい減ることにもなります。つまり、必要な連絡をきちんと受け取ることができるようにもなるのです。
 あとは、すぐに共有する必要があるものと、そうでないものを分けることです。そうでないものは、打ち合わせ時や会議の時でもいいかと思います。

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共有より、確認を!

 情報の共有は大事ですが、何を確認するべきか職員が把握することで、その事項を職員が自ら確認していくスタイルに変更できます。ヘルパーの直行直帰の場合など、そのスタイルが生きてきます。もちろん、その前段階として連絡が一本化されていることが条件です。
 施設内では、連絡ボードの活用も考えられますが、記入が大変なことと、確認しても再度口頭で同じような説明を加えるのであれば、連絡ボードは最小限でもいいと思います。

今回は、職場内の情報共有編でした。
私は、共有することを減らしていく視点と、その方法、あとは利用者さんへのルールの徹底が必要だと思います。その際、個人情報保護のことも考えて、適切なツールを用いたいと思います。

過剰な「ほうれんそう」は時間泥棒よね。

まぁ、何事もシンプルに!

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ケニー

福祉事業所にて、療育、生活支援、余暇支援など直接支援や、相談支援専門員など相談職の経験を積み、現在も福祉に携わっています。その過程で2校の通信専門学校へ通い、福祉の資格取得もしてきました。仕事と家庭生活の両立を目指しています。

また、複数の法人立ち上げの経験から、福祉職としての働き方や組織作りにも積極的に取り組んでいます。

ブログでは、資格取得の道のりや勉強のノウハウ、そして福祉職として働いていくためのマインドを発信しています!
勉強のちょっとした小技や役に立つこと、その他実際に私が体験したことなどをお伝えしていきます。

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