個人情報について　～情報の共有～

職場内の情報共有の方法は？

　施設内、またはヘルパー派遣など、業務連絡の共有はどのようにしているでしょうか？これに関しては、①出社時に確認、または打ち合わせをする、②情報共有（Line含む）アプリなどを用いて職員に連絡をする、③必要に応じて電話をする、などが考えられます。

どの連絡方法がいいのか、考えてみよう！

メリットとデメリットを考える

　Line含む情報共有のアプリ。時間も場所も問わず、連絡はしやすいです。そして、ログとして残るので、取りこぼしもありません。これがメリット。それでは、デメリットは…？
　それはずばり、『時間も場所も問わず、連絡がしやすい』がゆえ、いつでも仕事の連絡を受けなければならない点です。楽しいひと時、だんらんの時、スマホが鳴ったら仕事の連絡だった…少なくとも、私は歓迎しません。（緊急時は別です）

　さらに、そのスマホ自体が個人のものだったら…利用者情報などをばんばん個人のスマホで共有するなんて、私にはとてもできませんし、職員に求めることもできません。仮に会社支給のスマホだったとしても、持ち歩くリスクはありますし、常に仕事と隣り合わせのようで気持ちが休まりませんよね。

受ける連絡のルールを設ける

　利用者さん、ご家族の側にも、連絡をする上でのルールを周知することが必要だと思います。具体的には、『平日〇〇時から〇〇時まで、必ず電話（メール）で』などです。いつでも連絡できる状況も大事ですが、それは緊急時のものとして、普段はルールを設けていきます。これが、意外とできていない事業所が多いです。（小規模な事業所だと、なおさらです）

誰でも連絡を受けられる体制つくり

　連絡方法の一本化は重要ですが、それを職員個人に一本化しないことです。Aさんしかその連絡を受けられないという状況を生むと、そのAさんが休暇で不在だった場合、（案件によっては）Aさんに連絡をするBさんの存在が生まれてしまいます。併せて、その職場内で『休暇時にも連絡をする風土』が誕生します。これは、非常にマイナスだと思います。

業務をシンプルにする

　多種多様なニーズを受けていくことと同時に、業務の交通整理が必要です。事業形態によって異なるところもあると思いますが、変更が少ないようなシステム作りにすることが挙げられます。すると、共有するべき事項も減るので、連絡じたい減ることにもなります。つまり、必要な連絡をきちんと受け取ることができるようにもなるのです。
　あとは、すぐに共有する必要があるものと、そうでないものを分けることです。そうでないものは、打ち合わせ時や会議の時でもいいかと思います。

共有より、確認を！

　情報の共有は大事ですが、何を確認するべきか職員が把握することで、その事項を職員が自ら確認していくスタイルに変更できます。ヘルパーの直行直帰の場合など、そのスタイルが生きてきます。もちろん、その前段階として連絡が一本化されていることが条件です。
　施設内では、連絡ボードの活用も考えられますが、記入が大変なことと、確認しても再度口頭で同じような説明を加えるのであれば、連絡ボードは最小限でもいいと思います。