【目指せ定時】福祉施設、業務の効率化を目指す!【時間短縮】

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 福祉施設の業務、あれもこれもやることがたくさんあり、ついつい時間が過ぎてしまいます。福祉のサービス事業所もそうですが、保育園などもそうでしょう。少しでも定時で帰りたい、そしてそれが当たり前の職場になるために、どんなことを改善していければいいのか…ちょっとしたヒントを書いています。

地味だけど効果のある、日常業務の効率化について説明します!

塵も積もれば山となる、時間は大切に!

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どんな業務があるか、時系列で洗い出す!

 効率化の下準備の前に、出勤してからどんな業務があるか、時系列で洗い出してみましょう。極端な話、窓を開ける、お湯を沸かすなど、細かいことでもどんどん出し合ってもいいのです。すると、その施設の一日のやるべき仕事がはっきりしてくると思います。いわゆる、名もなき仕事(大事なことだけど、はっきり誰がどうやるか決まっていないこと)も列挙していきます。
 この作業、自らの業務の振り返りにも最適です。自分のやっていることをちゃんと把握している職員は、仕事ができる職員だと思います。

 私は、職員一人一人に用紙を手渡して書いてもらいました。勤務時間を30分ごとに区切って、その間どんなことをしているか列挙するのです。そして、これを職員同士で交換して相互に補完していきます。

 他の人の仕事内容を見ると、また自分がほとんど流れの中でやっていたことを洗い出すきっかけになるのです。

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業務の仕分けをしよう!

 上記で列挙した時系列の業務内容を、今度はラベリングしていきます。ラベルは、①特定職員固有の業務、②引継ぎが必要であるが、特定の職員に偏らずにできる業務、③誰が携わってもいい業務とします。組織的には③の業務があればあるほど効率はいいのですが、実際はそうもいきません。そこで、③(誰が携わってもいい業務 )を目指しつつ、②( 引継ぎが必要であるが、特定の職員に偏らずにできる業務 )を意識的におこない、①( 特定職員固有の業務 )で最大のパフォーマンスを発揮してもらうようにします。

 例えば、 ①特定職員固有の業務は、「管理者における会議の出席」などです。これは、その立場でないと参加が難しい(意味がない)ので、この位置づけです。

  ②引継ぎが必要であるが、特定の職員に偏らずにできる業務に関しては、「請求業務」などが該当します。これは、覚えたら誰でもできる可能性があるものです。

  ③誰が携わってもいい業務に関しては、誰が携わってもいいからといって、軽視することではありません。これは送迎や利用者支援、記録や整理整頓、営繕などでしょう。

 この中で重要なのは、前述したように「 ②引継ぎが必要であるが、特定の職員に偏らずにできる業務 」です。引き継いだり教えたりすることは労力がかかりますが、みんなで取り組むことができることが増えれば増えるほど、一つの業務にかかる時間は減る可能性があるのです。

「他の人でもできる業務」を増やしながら、各々が自分の業務に最大限集中できる環境を作ります。

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再び、時系列に落とし込む

 ラベリングされた業務を、再び時系列に落とし込みます。縦に時間とその時間にやるべき業務、横は職員名として、いつ誰が、なにをやるのか、整理します。
 
 職員が複数いる以上、あうんの呼吸で業務を遂行することは、ほとんど不可能です。視覚化して、限られた時間に最大の仕事をすることと、与えられた役割以下の仕事をしない視点が大事です。
 役割以下の仕事をしないということは、他の職員を信用することです。自分でやらなくても、〇〇さんならやってくれる、という信用です。この信用を相手に持つために、自らが抱える仕事を過不足なく相手に伝えていくことが必要なのです。そう、仕事ができる人は、自分の仕事についてちゃんと人に伝えられる人です

 そしてもちろん、管理者自ら掃除をすることも当たり前だし、必要なことですが、他に管理者ならではの仕事があるなら、やらない(やらせない)という選択肢をチームで作り上げていくのです。

 「敢えて仕事をしないスタンス」についての記事も参考にしてい見てください。

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時間を費やすものを探し出す!

 ここまで整理できたら、あと一歩。各業務について、どれだけ時間がかかるか検証をします。非常にやりにくいことですが、人によってかかる時間が異なる場合もあり得るので、それもきちんと明らかにします。個人の能力の差を明らかにする視点ではなく、その業務の遂行にかかる目標時間を共有すればいいのです。(平均時間を出すといいですね)
 そして、ついには時間のかかる日常業務が明らかになってくるでしょう。それを、①なるべく多くの職員が関わる形にし、②わかりやすいフォーマットに変えていきます。

一つの例を出していきます!

あるの事業所では、業務日誌とケース記録に時間がかかっていました。理由は、それぞれパソコンで記録を付けていたのですが、パソコンの台数にも限りがあり、みんなが携われる形ではなかったのです。そこで、まずはケース記録に関しては手書きとしました。

 ただし、フォーマットを変え、必要な情報を丸で囲ったり、パーセントで表したりするようにしました。これにより、ケース記録に関しては職員が一斉に取り掛かることが可能となりました。

業務日誌に関しては、フォーマットの大幅な変更をしました。今まで打ち込んで書いていたところを選択するだけにしました。当然限りあるパソコンも空くことが増えたので、文書作成などパソコンを使わなければならない業務に充てることができるようにもなりました。時間の短縮と、同じ時間でできることが増えています

 この話はあくまで一例です。なんでも手書きにすればいいという問題でもなく、デジタルで済めばそれはもちろんそのほうがいいでしょう。ただ、事業所によっては場所や備品の限界もあります。そんなとき、ちょっとした工夫でこんな風に時間短縮になることもある、ということです。

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便利なツールもあるけれど

 便利なタブレットアプリなども存在しています。個人的には、便利さと効率は比例しないと思っていて、便利であるが故、実は時間がかかっている(または他の制限が出てくる)ことも多くあると思っています。そのあたりは、慎重に見極めたいですね。各事業所の予算や職員の勤務状況なども大きく影響するところです。

今回は、業務の効率化をしていこう!という話でした。少しの工夫とみんなの協力で変わってきますよ!

無駄は省きたいわよね。みんなで考えていく必要があるわ。


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ケニー

障害福祉の支援現場で働いています。
療育、生活支援、余暇支援など直接支援や相談支援専門員など現場職員を積み、現在は施設管理者をやっています。その過程で2校の通信専門学校へ通い、福祉の資格取得もしてきました。仕事と家庭生活の両立を目指し、3児の父親でもあります。

また、3つの福祉事業の法人立ち上げの経験から、福祉職としての働き方や組織作りにも積極的に取り組んでいます。

ブログでは、資格取得の道のりや勉強のノウハウ、そして福祉職として働いていくためのマインドを発信しています!
勉強のちょっとした小技や役に立つこと、その他実際に私が体験したことなどをお伝えしていきます。

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